用IF函数一次找出多个符合条件的数据

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【导读】:假设我们需要从这2000多名学生中找出30个特定学生的数据所在行，用逐个查找每个特定学生的方法，肯定费事，而使用IF函数进行一次性查找，则可以大大提高工作效率。

下面举一个简单的例子。如下图：在本表C列中一次找出特定的多个学生姓名(包括同名)所在的行位置，并标上颜色。如果本表有2000多名学生的数据，假设我们需要从这2000多名学生中找出30个特定学生的数据所在行，用逐个查找每个特定学生的方法，肯定费事，而使用IF函数进行一次性查找，则可以大大提高工作效率。

在本表中，我们需要一次性找出原B列（在其左侧插入用于输入查找函数，以获得查找结果的列后，B列顺延为C列）中的“李××,周××,何××,简××,袁××,吕××,蒋××”这七位学生的数据所在行。

　　方法、步骤如下：

　　一、在本表原B列的左侧插入用于输入查找函数，以获得查找结果的列，即现在的B列，选定B2单元格，在B2公式编辑栏输入以下函数（如上图所示）：

　　单元格B2  fx =IF(OR(C2="李××",C2="周××",C2="何××",C2="简××",C2="袁××",C2="吕××", C2="蒋××"),C2,"")

　　公式意思为：如果C2单元格的数据为"李××"，或为"周××"，或为"何××"，或为"简××" ，或为"袁××",或为"吕××",或为"蒋××"，则B2单元格显示C2单元格的数据，否则，B2单元格就显示为空白。

　　（注一：可以查找任何一列数据中的某些特定值（本例为姓名列的特定学生姓名），只需修改插入列的函数即可。）

　　(注二：单元格内excel函数字符数是有一定限制的，本例中查找学生的数量限定在30名以内，超过则会提示：“输入的公式中包含错误”或“您已为此函数输入太多参数”，同时在函数编辑栏内以黑色条块显示出函数出错的位置。只要删除此出错位置及之后的内容就可以通过。若还不能通过，则说明函数本身确实有某处错误，需要检查修改。如下图)

二、复制B2，将公式粘贴到B列所有需要纳入查找范围的单元格，如本表的B3:B17各单元格，或双击B2单元格右下角的小十字(或是黑色小方块)，将公式自动填充到B3:B17各单元格。

　　三、选定列标签所在行(如本表第一行)，点击“工具栏”的“数据→自动筛选”，将该行设为数据自动筛选行；

　　在B1的自动筛选下拉菜单中选择“(非空白)”选项，将查找到的、但分散的学生姓名筛选(集中)到一块；

　　选定这些学生姓名所在的行，设定其常规格式为“填充浅青色”；

　　四、选定列标签所在行，去掉“自动筛选”前的“√”,撤销自动筛选。

　　五、删除插入的B列，恢复工作表原状。

　　提示：为避免查找到不需要的同姓名学生，可以在函数公式中添加其他列（比如D列的“班级”和G列的“户籍性质”）的数据，用于区别同名同姓学生，如：高一(2)班有一个“李××”，高一(8)班有两个“李××”。我们需要找出的是高一(8)班“户籍性质”为“县镇非农”的“李××”。

　　我们将B2中的函数公式修改为：B2  fx =IF(OR(and(C2="李××",D2="高一(8)",G2="县镇非农"),C2="周××",C2="何××",C2="简××",C2="袁××",C2="吕××",C2="蒋××"),C2,"")

　　修改后的函数公式限定：在C列中的三个姓名同为“李××”的当中，选定那个不仅在C列中姓名为“李××”，而且在D列中班级为“高一(8)”，在G列中户籍性质为“县镇非农”的“李××”。

　　“不仅……而且……”这样的并列关系，在函数公式中用and连接，“或者……或者……”，用or连接。

　　补充：若需要对单个学生进行多条件查找，除了用IF函数外，还可用FIND函数（如要在几个同姓名的李××中找出特定的那个李 ××）=IF(AND(FIND("李××",C16,1),FIND("8",D16,1),FIND("非农",G16,1)),C16,"")。

　　说明：如果不打算删除插入的B列，可以在完成上述方法、步骤二后，对B列设置条件格式，直接对所查找出的这些学生姓名所在的行进行颜色填充。

　　方法：选定B2单元格，设置其条件格式如下：

　　条件1：公式=IF($C2=$B2,$A2G2,0)  或  公式=IF($C2=$B2,2:2,0)（本例使用的是前一个公式，请读者尝试使用后一个公式，观察两个公式的不同效果）

　　格式1：图案→浅青绿色；字体→自动

　　需要特别注意函数公式中的相对引用和绝对引用。

　　设置完B2的条件格式后，复制B2，再选定数据区A2：G17，然后采用“选择性粘贴→格式”的方式，将B2的条件格式粘贴到数据区A2：G17的全部单元格。

　　这一步完成后，如果又决定删除插入的B列，可以按照上面的第三步，继续进行余下的几步操作。