在公司内部贯彻Excel格式原则

darny

或许因为工作繁忙的关系，许多商务人士在制作Excel表格时无法完全兼顾到细节的格式设定，或是在碰到想不起格式原则的时候随便应付过去。然而，如果一直对格式采取如此草率的态度，好不容易才制定出来的格式，也会变成一副空壳，落得无人使用的下场。

为了避免这种结果，强烈建议通过以下三个步骤，让格式原则在公司内部得以贯彻。

①明文规定格式原则。

②团队成员之间互相纠正格式的错误。

③定期检讨原则。

第一项“明文规定”的意思，就是制作一本详细的原则手册。投资银行一定都有一本这样的原则手册。最麻烦的问题是，有些人在使用Excel时，会因为“我就是喜欢这样的格式”，而无视团队的规定，任意选用自己偏好的格式。如果容许这种事情发生，团队整体的Excel能力就永远无法提升。所以一定要严格规范，不可以轻易放任例外情况发生。

想要让团队成员严格遵守原则有几个方法，首先是通过公司内部的培训课程，让员工知道有这些规定。尤其是Excel的作业多半交给资历较浅的员工处理，因此不妨多花点时间在新进员工的培训上。附带一提，在外商投资银行，东京分公司的新进员工通常会前往纽约或伦敦，接受三周左右的培训，而其中多数的时间都用来学习如何使用Excel制作财务仿真模型。

另外，活用外部讲师也是一种能够有效贯彻公司内部原则的方法。可能公司内部的文书管理负责人会一再强调：“这样的格式比较美观。”或许现场还是会有员工想：“每个小细节都要注意格式，真是麻烦！”为了消除这些想法，可由外部专家严厉表明：“身在团队当中，如果你的格式做得太难看，那你就是一名失职的团队成员！”这样一来效果反而会更好。

第二项的“团队成员之间互相纠正格式的错误”，指的是公司同人之间互相查看对方制作的表格，如果有格式错误的地方便互相纠正。同样是遵守规则，程度有可能因人而异。有做事兢兢业业的人，就会有没那么关注细节的人。同时，纠正他人的错误也是一件不容易的事。有时候即使发现了错误，也很容易因为“一点格式上的错误就算了吧”的心态，而不加以指正。不过，要是一直这样放任不管，团队的格式很容易在不知不觉间变得杂乱无章。因此如果想要在团队内贯彻共通的格式原则，一定要养成把自己制作的表格让其他人严格检查的习惯。像这样彼此之间互相检查表格，如果有“这里跟原则不符”的情况出现，请毫不讳言地互相纠正吧。当我们在检查别人格式错误时，自己也会产生不可以在制作表格时出错的心态。于是对自己也会更加
严格，是一种一石二鸟的方法。

第三项是“定期检讨”，也就是定期确认或修正原则。在互相纠正错误的过程中，一定也会发现一些“那样做会不会更好”的可改善之处。因此要定期安排检讨会议，用来改善原本的原则。具体的方法是指定一人为制定原则的负责人，这个人除了要制定原则，还要定期进行检讨工作。以大约每六个月一次的频率召集团队成员，并以这段时间内完成的Excel为参考依据，花时间讨论是否要维持原本的原则，或者是否有必要更改原则。众人达成结论后，负责人再依据讨论结果改定原则。能够定期检讨是最理想的，如果希望团队能持续贯彻格式原则，最好有人在团队内负起鞭策的责任。或许各位会认为贯彻原则是一件很困难的事，但需要努力的时间其实并没有想象中那么漫长，通常只要半年左右就可以从规定变成常识，届时团队全员使用同样的格式，应该也不再是一件折磨人的事。久而久之，当习惯成自然以后，不但能够根据标准格式迅速完成表格，也能正确理解其他人制作的表格。

格式要能发挥成效，不能只用头脑去理解，还要彻底用身体去记忆。当团队开始落实共用的格式原则，务必要鞭策自己达到这样的境界。

--摘自《为什么精英都是Excel控》